Warum BiPRO kein IT-Projekt ist, sondern Chefsache

Ein teurer Denkfehler

In vielen kleineren Maklerhäusern und Versicherungsunternehmen wird die Frage der BiPRO-Anbindung noch immer an die IT-Abteilung delegiert – oder an den externen Dienstleister, der ohnehin schon das Maklerverwaltungsprogramm (MVP) betreut. Das ist nachvollziehbar, denn BiPRO klingt nach Technik: Schnittstellen, Normen, Datenformate. Doch dieser Reflex führt regelmäßig zu einem teuren Denkfehler. BiPRO ist kein Gesetz und kein fertiges Produkt, das man einfach kauft und installiert – es ist ein freiwilliger Branchenstandard, dessen Nutzen sich erst durch bewusste unternehmerische Entscheidungen entfaltet.

Wer BiPRO als reines IT-Thema behandelt, überlässt damit eine der wirkungsvollsten Effizienzhebel des eigenen Geschäftsmodells dem Zufall – oder schlimmer noch, der Trägheit bestehender Prozesse.

Die Zahl, die jede Geschäftsführung aufhorchen lassen sollte

Nach Angaben eines Makler-Audits des Deutschen Versicherungsmakler-Verbands sind 50 bis 70 Prozent aller Tätigkeiten in einem durchschnittlichen Maklerbetrieb nicht wertschöpfend – also administrative Aufgaben ohne direkten Kundennutzen, etwa manuelle Dateneingabe, das Zusammensuchen von Vertragsunterlagen aus verschiedenen Versicherer-Portalen oder die händische Pflege von Bestandsdaten. BiPRO gilt hier als der zentrale Hebel, um genau diese nicht wertschöpfenden Tätigkeiten zu reduzieren.

Für eine Geschäftsführung bedeutet das: Es geht bei BiPRO nicht um eine technische Nebensächlichkeit, sondern um die Frage, wie ein erheblicher Teil der eigenen Personalkapazität tatsächlich eingesetzt wird – für Kundenberatung und Vertrieb oder für vermeidbare Verwaltungsarbeit.

Warum die Entscheidung nicht bei der IT allein liegen kann

BiPRO selbst ist kein Tool, das man kauft. Genutzt wird der Standard ausschließlich über ein BiPRO-fähiges Maklerverwaltungsprogramm – ohne ein solches MVP entfaltet BiPRO keinerlei Nutzen. Diese Abhängigkeit von der Softwareauswahl macht deutlich, warum die Entscheidung strategische Tragweite hat: Die Wahl des MVP-Anbieters, der Grad der tatsächlich genutzten BiPRO-Normen und die Priorisierung der Implementierung sind Entscheidungen mit direkter Auswirkung auf Effizienz, Skalierbarkeit und langfristig auch auf den Unternehmenswert – etwa bei einem späteren Verkauf oder einer Beteiligung durch Investoren.

Eine IT-Abteilung oder ein externer Dienstleister kann die technische Umsetzung begleiten. Die grundsätzliche Priorisierung – welche Normen zuerst kommen, welches Budget bereitsteht, welche Prozessumstellungen im Team begleitet werden müssen – ist jedoch eine unternehmerische Entscheidung, die Rückhalt und Verständnis auf Geschäftsführungsebene braucht.

Der pragmatische Einstieg: eine Norm mit großer Wirkung

Die gute Nachricht für Geschäftsführungen, die bislang zurückhaltend waren: BiPRO umfasst zwar über 600 definierte Geschäftsvorfälle, doch für den überwiegenden Teil freier Versicherungsmakler ist eine einzige Norm der entscheidende Hebel – BiPRO 430, das gesellschaftsübergreifende digitale Postfach. Über diese Norm lassen sich Policen und Korrespondenz verschiedener Versicherer über eine einheitliche Schnittstelle abrufen und verwalten, ohne dass sich Mitarbeitende in einzelne Versicherer-Portale und Extranets einloggen müssen.

Der unternehmerische Charme dieses Einstiegspunkts liegt in seinem günstigen Aufwand-Nutzen-Verhältnis: Statt eine umfassende, monatelange Digitalisierungsstrategie zu entwerfen, lässt sich mit der Aktivierung dieser einen Norm bereits ein spürbarer, kurzfristiger Effizienzgewinn erzielen – ein Argument, das sich leicht in eine Investitionsentscheidung übersetzen lässt.

Was Geschäftsführungen konkret prüfen sollten

Statt BiPRO an die IT zu delegieren, sollte die Geschäftsführung selbst einige zentrale Fragen beantworten können:

• Unterstützt unser MVP BiPRO 430 – und ist die Norm tatsächlich aktiviert? Die reine technische Verfügbarkeit im eingesetzten MVP bedeutet nicht automatisch, dass sie im Tagesgeschäft auch genutzt wird.
• Wie hoch ist der Anteil nicht wertschöpfender Tätigkeiten im eigenen Team – und wie viel davon ließe sich durch bestehende BiPRO-Normen reduzieren? Eine ehrliche interne Bestandsaufnahme liefert die Grundlage für eine belastbare Investitionsentscheidung.
• Welche Folgenormen lohnen sich nach dem Einstieg über 430? Nach der Basisnorm für die Maklerpost folgen häufig sinnvolle Erweiterungen wie die Abbildung von Vertragsänderungen oder Beitragsrückständen – Priorisierungsfragen, die strategisch und nicht rein technisch entschieden werden sollten.
• Ist unser MVP-Anbieter zukunftsfähig aufgestellt? Die Frage, ob ein Anbieter aktuelle BiPRO-Normgenerationen unterstützt und eine erkennbare Weiterentwicklungs-Roadmap verfolgt, betrifft die langfristige Investitionssicherheit des gesamten Betriebs – eine Frage, die über reine Software-Bewertungskriterien hinausgeht.

Die strategische Dimension: Wettbewerbsfähigkeit statt Verwaltungsaufwand

BiPRO-Standardisierung ist längst nicht mehr nur ein internes Effizienzthema. In einem Maklermarkt, der zunehmend von Konsolidierung und Investoreninteresse geprägt ist, wird der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens zunehmend zu einem eigenständigen Bewertungskriterium – etwa bei Unternehmensverkäufen oder Partnerschaften. Wer die Implementierung der BiPRO-Normen als strategische Priorität statt als lästige IT-Pflicht behandelt, verschafft sich damit nicht nur kurzfristige Effizienzgewinne, sondern auch eine bessere Ausgangsposition für langfristige unternehmerische Entscheidungen.

Fazit

BiPRO ist kein Thema, das sich mit einem Anruf beim IT-Dienstleister erledigen lässt. Die zentrale Norm 430 mag technisch unspektakulär klingen, ihre unternehmerische Wirkung ist es nicht: Sie entscheidet mit darüber, ob ein erheblicher Teil der eigenen Arbeitszeit in vermeidbare Verwaltungsarbeit fließt oder in Kundenberatung und Wachstum. Geschäftsführungen, die diese Entscheidung bewusst selbst treffen, statt sie stillschweigend an die IT abzugeben, verschaffen sich einen handfesten unternehmerischen Vorteil – heute im Tagesgeschäft, und morgen möglicherweise auch bei der Unternehmensbewertung.